AxDoc - Gestão de
Processos e Documentos.
AxDoc - Gestão de Processos e Documentos. Desde 2013.
Onze módulos conectam o ciclo completo. O AxDoc recebe, organiza, confere, aprova, assina, guarda e distribui documentos. Tipos de pasta, documentos, campos, índices e fluxos são configurados pela administração do sistema. Novos processos podem reutilizar a mesma instalação, com permissões e regras próprias.
Soluções por setor · Tecnologia e implantação
01. Captura e digitalização
Capture por onde o documento chega.
Digitalizar não deveria criar mais uma tarefa manual.
Aplicação embarcada em multifuncionais Brother e Lexmark compatíveis: o operador se autentica no painel, escolhe o tipo de documento e digitaliza para o AxDoc.
Scanners de mesa e de cheque homologados, com pré-visualização da captura em tempo real.
Upload pelo navegador, individual ou em lote; envio de qualquer formato de arquivo quando essa opção é configurada.
Captura por webcam ou câmera de celular, com seleção da câmera e rotação da imagem.
Links de upload com token: terceiros enviam documentos sem precisar de uma conta no sistema.
Importação automática de pastas e documentos por rotinas, FTP, FTPS, SFTP e Google Drive.
Parâmetros por tipo de documento: resolução, cor, duplex, frente e verso, tamanho do arquivo, brilho e contraste.
02. Organização e indexação
Cada arquivo com seu contexto.
Uma pasta cheia de arquivos não explica a que processo eles pertencem.
Estrutura de empresa ou unidade, pasta e documento, com subpastas e subdocumentos.
Tipos de pasta e de documento configuráveis, cada um com suas regras e identificadores.
Índices de busca com chaves principal e secundária e validação do formato dos dados.
Formulários de indexação com campos e listas de seleção configuráveis.
Plano de classificação com classes e subclasses para organização arquivística e temporalidade.
Versionamento com preservação das versões anteriores.
Validade por documento e pasta, com prazo padrão automático e controle de vencimentos.
Renomeação automática a partir dos identificadores ou de chaves reconhecidas por OCR.
03. Workflow, aprovação e pendências
Saiba o que falta. E com quem está.
O processo não pode depender de cobranças informais para continuar.
Fluxos de status por tipo de pasta e documento, com cores, sequência e regras de transição.
Encadeamento de fluxos: uma conclusão pode iniciar a próxima etapa ou repetir um ciclo.
Central de tarefas por usuário, com filtros salvos por classificação, período e responsável.
Validação documento a documento, com aprovação, reprovação e justificativa.
Aprovação em lote ou em sequência para operações de maior volume.
Pendências com prazo, responsável, data de início e notificações por e-mail.
Marcação de documento “não necessário” quando uma exigência não se aplica ao caso.
Mudança de status por webservice e sincronização com sistemas externos.
Permissões por etapa para excluir, adicionar ou reordenar páginas, transferir e renomear documentos.
04. Tratamento de imagem e PDF
Transforme imagem em informação.
Um arquivo digitalizado precisa ser legível, pesquisável e utilizável.
OCR para gerar PDF pesquisável e extrair palavras-chave para busca por conteúdo.
Conversão para PDF/A, formato destinado ao arquivamento de longo prazo.
Marca-d’água configurável por documento ou pasta, com escolha da posição, e carimbo de texto nas páginas.
Remoção de páginas em branco, correção de alinhamento, rotação, recorte e remoção de fundo.
Inclusão, exclusão e reordenação de páginas, inclusive inserção no início de um documento.
Compactação de imagens e mesclagem de arquivos em um único PDF.
Conversão de imagens para PDF e de arquivos de escritório para visualização.
05. Assinatura digital e certificação
Assinatura dentro do processo.
A aprovação e a assinatura precisam acompanhar o mesmo documento.
Assinatura com certificado digital em arquivo de repositório, cadastrado e protegido no sistema.
Múltiplas assinaturas no mesmo PDF, com motivo e local de cada assinatura.
Carimbo do tempo, com configuração da autoridade TSA e de suas credenciais.
Assinatura visível com posição definida na página.
Certificação vinculada ao status: o documento pode ser assinado ao atingir uma etapa do fluxo.
Fila de certificação com download e upload de documentos assinados.
06. Segurança e governança
Quem pode acessar? Você define.
Documento sensível exige controle de acesso e rastreabilidade.
Criptografia AES do conteúdo, com chave por documento e tamanho de chave configurável.
Mais de cem permissões por tela e ação, incluindo visualizar, incluir, alterar, excluir, baixar e exportar.
Escopo por empresa, unidade e grupo de usuários, com controle para consultar e reverter itens excluídos ou desativados.
LDAP e Active Directory com sincronização automática de usuários, cargos e unidades.
Autenticação local, token JWT e suporte a SAML, reCAPTCHA e HTTPS forçado.
Histórico de documentos e pastas: visualizações, downloads, alterações e respectivos responsáveis, datas e contagem de acessos.
Histórico de alterações cadastrais de usuários e monitoramento de sessões ativas.
Exclusão lógica com justificativa obrigatória e reversão controlada por permissão.
07. Armazenamento e arquivamento
Guarde conforme a sua operação.
Nem todo documento precisa ter o mesmo destino de guarda.
Armazenamento em banco de dados, disco local ou Amazon S3, definido por tipo de documento.
Migração entre destinos de armazenamento sem perda de histórico.
Repositórios separados para arquivo morto e versões antigas.
Painel para monitorar espaço em disco, memória e saúde do servidor.
Nomes padronizados com identificação da empresa e do equipamento de captura.
08. Acesso e distribuição
A informação chega a quem precisa.
Compartilhar um documento não deveria exigir cópias espalhadas.
Visualização de PDFs e imagens no navegador, sem download e sem plug-in.
Pré-visualização da digitalização ao vivo, via WebSocket.
Links com token e expiração para disponibilizar documentos a pessoas sem usuário no AxDoc.
Portal de documentos públicos com busca para acervos abertos.
Edição online de documentos por integração com OnlyOffice.
Exportação em massa para ZIP com os índices dos documentos, com filtros por tipo, status, período e tamanho máximo.
Interface móvel para consultar e capturar documentos em campo.
09. Integrações e automações
Converse com os sistemas que já existem.
Repetir cadastros e anexos em telas diferentes gera retrabalho.
Webservices REST e SOAP para enviar, buscar, listar e excluir documentos, consultar pendências e alterar status.
Retorno em PDF ou PDF/A por chave de negócio, tipo de documento ou código de autenticação.
Credenciais por sistema consumidor, com limites de consultas diários e totais.
Logs de acesso e relatórios de consumo por integração.
Rotinas agendadas com dias e horários configuráveis.
DB-link com PostgreSQL, MySQL, SQL Server e Oracle para importar cadastros e gerar pendências.
Sincronização de status, nomes e usuários com sistemas de origem.
Notificações via SMTP, com múltiplos servidores inclusive por tipo de documento, ou SendGrid.
10. Relatórios e indicadores
Veja a operação, além dos arquivos.
Sem indicadores, é difícil saber onde estão o volume e os gargalos.
Dashboard por classificação com pastas, documentos, aprovados, reprovados, pendentes e itens aguardando validação.
Produtividade por usuário e por período.
Volume de digitalização por unidade e usuário.
Relatórios de visualizações e downloads para acompanhar quem acessou cada documento.
Relatórios de pendências, rotinas, permissões por grupo e uso de webservices.
Saída em tela, PDF e Excel, com motor de relatórios Jasper.
11. Administração multiempresa
Uma operação conectada entre unidades.
Cada filial precisa seguir o processo sem perder seu controle de acesso.
Estrutura multiempresa para unidades, filiais e agências, com hierarquia de responsabilidade.
Modelo multi-tenant por schema, com bases isoladas por cliente na mesma instalação.
Atualizações de base automáticas e versionadas a cada release.
Cadastro de equipamentos com número de série, MAC, IP, patrimônio e mensalidade, útil para operações de outsourcing.
Personalização de logo, layout, tela de login e variáveis operacionais.
Manual do sistema embutido e tela de versão.
Recebimento e digitalização
Receba arquivos pelo navegador, por link externo ou pela digitalização em equipamentos compatíveis. Configure tipos de documento e dados de identificação para organizar o material desde a entrada.
Pendências e aprovações
Defina documentos exigidos, prazos e responsáveis. Cada usuário acompanha suas tarefas, confere arquivos e aprova ou solicita correções. O histórico mostra as etapas pelas quais o processo passou.
Integração com sistemas
Conecte documentos ao ERP, RH, sistema acadêmico ou outros sistemas da operação. As integrações podem enviar e consultar arquivos e atualizar informações conforme o escopo de cada projeto.
Busca e consulta
Localize documentos por cliente, contrato, identificadores ou conteúdo reconhecido por OCR. Consulte no navegador e controle quem pode visualizar, baixar ou alterar cada arquivo.
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Seu setor.
Seu processo. AxDoc.
Seis soluções para processos reais. A plataforma tem módulos específicos já utilizados em produção e também permite configurar outros processos documentais.
Abertura de conta digital
Cooperativas de crédito e bancos
Da proposta ao termo assinado, com processos para pessoa física, jurídica, menores, conta salário e sociedades. Cadastro de titulares, cônjuges, representantes, procuradores, sócios e devedores solidários; informações de renda, profissão, escolaridade, endereço e imóvel.
Produtos e serviços como pacotes de serviços, cartões, cheques, poupança integrada, PIX, portabilidade de salário e parcerias; geração de termos e cartão autógrafo; pendências documentais, consultas cadastrais, integração com o core bancário e fluxo de aprovação.
Crédito e empréstimo
Cooperativas de crédito e bancos
Proposta com modalidade, fonte de recurso, garantias, múltiplos avalistas por proposta, bens vinculados e parecer do analista. O dossiê do contrato é montado automaticamente, com as exigências do produto convertidas em pendências rastreáveis.
As integrações incluem consulta ao SCR do Banco Central e cadastro de bens do associado.
Custódia e depósito de cheques
Cooperativas de crédito
Captura em scanner especializado e leitura por lote, com agência, conta, associado, quantidade de folhas, valor do lote, vencimento do último cheque e tarifa. Perfis de custódia com regras de valor e prazo.
Geração do termo de custódia e da declaração de retirada, com histórico dos lotes sob guarda.
Consultas cadastrais e enriquecimento
Operações de cadastro e onboarding
Consultas dentro do formulário: CPF e CNPJ via Serpro, SCR, PEP, Simples Nacional, Sintegra, certidões negativas, Empresa Fácil, CBO e endereço por CEP.
Registro, contabilização e cotas por serviço. A disponibilidade das consultas depende das integrações e dos acessos definidos no projeto.
Vida acadêmica do aluno
Universidades e centros de ensino
Dossiê ligado ao sistema acadêmico, com matrícula, ficha cadastral e pendências por aluno, curso e ano letivo. Importação de documentos do EAD, fotos institucionais, disciplinas e cadastro de professores.
Portal público de trabalhos de conclusão e relatórios de volume por unidade e usuário.
Documentação de pessoas e seguros
RH, saúde ocupacional e seguros
Controle de afastamentos, ASO, exames periódicos e certificados, incluindo documentos de admissão e desligamento, com devolução de mudanças de status ao sistema de RH.
Dossiês de apólices e sinistros, integração com seguro prestamista e envio de documentação para seguradoras, conforme o processo implantado.
Onde mais o AxDoc se aplica?
Os cenários abaixo utilizam os recursos de configuração da plataforma. O escopo é definido conforme documentos, regras e sistemas da operação.
Indústria e logística. Canhotos de notas fiscais, comprovantes de entrega, laudos e certificados de qualidade, localizados por identificadores do negócio.
Contabilidade e BPO. Recebimento por link, guarda fiscal e prestação de contas, com indexação e classificação dos documentos de cada cliente.
Saúde. Prontuários complementares, autorizações e documentos de faturamento de convênios, com criptografia, acesso por perfil e histórico de consultas.
Jurídico. Dossiês de processos, contratos e procurações, com classificação e acompanhamento de validade.
Setor público. Protocolos, processos administrativos e acervos com plano de classificação e temporalidade.
Outsourcing de impressão e digitalização. Operação de acervos de clientes, isolamento por tenant, cadastro de equipamentos e acompanhamento de volumes e mensalidades.
As aplicações financeiras, acadêmicas, de RH e de seguros estão contempladas nas soluções específicas acima. Equipamentos, serviços externos e integrações são avaliados na implantação.
Assinatura e documentos digitais
Converta arquivos em PDFs pesquisáveis, confira a documentação recebida e use assinatura com certificado digital conforme as etapas definidas no processo.
Criptografia e histórico
Guarde documentos criptografados em banco de dados, disco ou nuvem S3, conforme o projeto. Defina permissões por perfil e unidade e consulte registros de visualizações, downloads e alterações.
Tecnologia sólida.
Implantação com direção.
Em produção e evolução desde 2013. A implantação é organizada conforme o porte, o ambiente e o processo escolhido.
Implantação com etapas claras.
Levantamento. Mapeamos documentos exigidos, responsáveis e aprovações, definindo tipos de pasta, documentos e fluxos.
Instalação. Preparamos ambiente, banco, armazenamento, certificados e servidores de e-mail e arquivos.
Parametrização. Configuramos unidades, campos, índices, classificação, status, prazos, marcas-d’água e permissões.
Integrações. Conectamos identidade, APIs, importações e consultas cadastrais previstas no escopo.
Equipamentos. Homologamos e cadastramos multifuncionais e scanners e testamos a captura no ponto de atendimento.
Piloto. Uma unidade ou processo entra em operação assistida para ajustes antes da expansão.
Treinamento e expansão. Capacitamos os perfis de usuário e ampliamos para as demais unidades, com o manual disponível no sistema.
Acompanhamento. Avaliamos volume, produtividade e pendências para orientar os próximos processos.
Perguntas que ajudam a decidir.
Já usamos pastas de rede. O que muda?
O AxDoc acrescenta contexto, pendências, responsáveis, conferência, aprovação, assinatura e histórico ao armazenamento de arquivos.
Meu ERP já permite anexar arquivos.
O AxDoc pode complementar o ERP com o fluxo documental e fornecer os arquivos e seus status por integração.
Temos um processo muito específico.
Tipos, índices, campos, status, prazos e permissões são configuráveis. A primeira conversa serve para mapear suas regras e o escopo necessário.
A equipe consegue começar aos poucos?
Sim. O piloto pode envolver apenas um processo ou uma unidade, com treinamento por perfil e expansão posterior.
Não podemos usar nuvem.
A instalação pode ficar no ambiente da empresa, com armazenamento em banco ou disco local.
Como recuperar os arquivos se precisarmos exportar?
Há exportação em massa com filtros por tipo, status e período, em formatos como PDF e PDF/A, organizados em ZIP com seus índices.
Como avaliar o investimento?
A proposta considera o processo, os usuários, o volume documental e as integrações. Na demonstração, podemos relacionar o escopo às tarefas e dificuldades da sua equipe.
Vamos olhar para o seu processo?
Conte por onde os documentos chegam, quem confere, como vocês controlam pendências, onde os arquivos ficam e quais sistemas precisam consultá-los. A demonstração parte da sua operação.
Pronto para o próximo passo?
Vamos tirar suas dúvidas →
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